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展會活動策劃執行的13個步驟,教你如何成功策劃執行一場展會 ?
展會活動策劃執行的13個步驟,教你如何成功策劃執行一場展會

展會活動策劃孕育著巨大的商機,具有促進聯系與交流的作用,展會辦的好,會找到很多客戶。所以想要成功策劃舉辦一場展會活動并沒有想像中的那么簡單,最起碼你要知道一場展會活動需要哪些步驟來完成,千禧晨活動策劃公司給你介紹下,展會活動策劃執行的13大步驟。

展會活動策劃執行的13個步驟,教你如何成功策劃執行一場展會

1步:了解展會情況收集資料

與主辦單位取得聯系,對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。

2步:確定展位

展臺的位置由主辦者全盤規劃,按照產品和服務的內容、行業、地區等因素安排展臺的位置,或者是以展位費的多少來區分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇。人潮流量最高的地方是靠近入口及出口處、洗手間、休息室及飲食區,總之,越早將參展申請表格遞交給大會主辦者,越容易得到好的位置。

根據自身需要與主辦方聯絡溝通后,填好參展表格、返回給大會主辦者、并得以確認之后,您還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者,這樣您的展位便得到好的位置。

展會活動策劃執行的13個步驟,教你如何成功策劃執行一場展會

3步:做好費用預算

展會活動策劃費用包括展位費、展位裝飾裝修費、展品運輸費、機票火車長途車費、市內交通費、食宿費、必要的設備、租賃費、廣告宣傳費、資料印刷費、禮品制作費、會議室租賃費等。做參展經費預算時,還要加上總費用的10%,作為不可預見費用的支出。

4步:確定展位裝修方案

展臺一般分為三種形式,一種是標準展位,一種是改裝后的標準展位,最后一種是在光地上搭建起來的特裝展位。根據實際需要和預算確定裝修方案。

展會活動策劃執行的13個步驟,教你如何成功策劃執行一場展會

5步:租用申請及活動申請

大多數參展商會有各種臨時租用物品的需要,這里包括桌、椅、柜子、沙發、電話線、網絡接口等,還有如果您在展覽中要有大的用電量、使用上下水、煤氣、天然氣等,您一定要在參展申請表格中加以說明、特別強調,在收取一定的費用后,大會主辦者會安排提供這些服務。

一般的展會都會有同期舉行的各種技術研討會、交流會、新聞發布會等,這些活動說明都在《參展商手冊》中詳細列出,您可以根據實際需求填寫表格報名參加,收費的活動在您交納規定費用后將由主辦方確認。另外您需要自己舉辦一些現場活動和會議活動,也需要將活動方案和預定的會議室提前報給主辦方,得到許可后才可執行。

6步:制定宣傳計劃

展會一般都會提供各種廣告服務為您更好的宣傳企業,所以要在開展前就制定好展前、展中及展后的宣傳計劃。

展前宣傳幾個途徑

1)展會出版的《會刊》,這里可以免費列入每個參展單位的名稱、地址、電話、聯系人、甚至產品介紹,如果有可能還可以付費刊登廣告,這是展覽會的重要一環而不可忽視,它是展覽會的延續。

2)通過網絡媒體和其他新聞媒體發布參加展會的新聞,介紹企業在展會上的新動態亮點,吸引潛在客戶來展會上參觀你的展位。

展會活動策劃執行的13個步驟,教你如何成功策劃執行一場展會

展中宣傳的幾個途徑

1)醒目、獨特的展臺設計是吸引觀眾眼球的好方法。

2)派發一些小禮物和舉辦一些現場小活動也是很好宣傳手段。

3)與主辦方租賃展場內外的實體廣告位更是奪人耳目,一般有氣球條幅、氣球門、墻體廣告、戶外廣告牌、廣告旗桿、室外三角立牌、燈箱廣告牌等。

4)召開產品發布會、新聞發布會等,舉行各種活動展演。

5)收集展會來訪者信息做回訪。

6)撰寫參展效果和報告新聞發布在新聞媒體上。

第7步:資料展品的準備和運輸

參加展覽會之前您要準備足夠的宣傳資料,包括名片、產品介紹、公司介紹、產品價格清單,其使用量往往會超過您的預料,所以要做好充分的準備工作。

展品的運輸在主辦方提供的《參展商手冊》中有明確的規定,里面有展品運輸的提貨負責人的姓名和收貨地址,您可以按此將展品提前運往展覽所在地。另一便捷的方式是委托運輸代理,運輸代理提供門到展位到門的服務。

第8步:預定行程和住宿

一般參展人員需要提前1~3天到達展場所在城市,展會結束的第二天離開,所以您可以根據展會的時間來確定往返行程。主辦方一般會提供代訂回程票的服務。

在主辦方提供的《參展商手冊》中會有會務接待方面的介紹,里面會為您提供幾家到幾十家不同檔次的酒店,一般比門市價格低很多。很多展會也會開通從酒店到展場的免費班車接送,這樣會節省不少時間和費用。

另外如果您有考察游覽的需求,也可以提前與主辦方提出,一般主辦方會根據客人的需要提供個性化服務。

第9步:交納所有費用

按照提交給主辦方的預定租賃表格向指定帳戶交納所有預租費用,將展位費的剩余部分結清,一般展會主辦方均要求在開展前一個月結清所有展位費用。主辦方將在開展時提供發票。

第10步:領取證件

參展人員報到時,大會主辦者會提供參展商證,一般一個標準展位提供2-3個參展證。這也是通行證,在整個布展、展覽和撤展期間有效。入場券大會主辦者視展位面積的多少分配給每個參展單位一定數量的展覽入場券甚至開幕式請柬,這給您提供了聯系客戶和關系單位的機會,您可以列出名單,將入場券和名片一起寄給這些嘉賓,邀請他們前來參觀和見面。

第11步:布展及清潔

大會組織者通常會給布展留出足夠的時間,大會展覽會的布展時間為2-3天,并且可以在正常工作時間之外加班施工。步展前請施工單位嚴格按照《參展商手冊》上的規定提交材料報批,并交納相關管理費用等。

大會免費提供參觀者通道和其他公共場地的清潔衛生,但展位內的清潔通常由參展單位自行負責。

第12步:開展

所有的準備工作完成后,您可以有條不紊的實行展示計劃。如果現場遇到突發事件,需要立即聯絡主辦方設立的現場辦公室和場館負責人,他們的聯系方式在《參展商手冊》中有詳細說明。

展臺的工作人員要詳細記錄每一個到訪客戶的情況及要求,不要憑事后記憶;對于沒有把握的產品需求,不要當場允諾,及時回報總部作出合理答復,一旦應承,必須按質按期完成,以取得客戶合作信心;每天將潛在商機及顧客資料送回公司,以便即時處理及回應。

第13步:撤展

展會的最后一天下午一般為撤展時間,根據撤展速度而定,一般都可以延長至晚22點。

參展商辦理退回所租設備手續并經確認后取回押金,之后辦理物品出館手續即可出館

展會活動策劃執行總結:

展會對于參展商來說也是一種營銷平臺。展會相對其他營銷渠道(硬性廣告、上門推銷等)而言有一個明顯的優勢就是專業性強,展會所聚集的都是一些專業的采購人士,他們有硬性的需求,更懂得產品的價值,更容易對你的產品感興趣,因為面對面的交談更容易增加客戶對你企業及產品的信任度。據統計,43%以上的中小企業依靠展會的訂單完成了他們當年銷售量的一半!

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